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Der Countdown läuft:
Ab dem 01.01.2022 sind alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet, der Justiz Dokumente in elektronischer Form zu übermitteln. Hierbei ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zu verwenden. Dies wird als „aktive beA-Nutzungspflicht“ bezeichnet. Red Group steht Ihnen als kompetenter RA-MICRO Partner zu allen Themen rund um den elektronischen Rechtsverkehr, beA und die Digitalisierung zur Verfügung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Anbindung des beA an die RA-MICRO Kanzleisoftware und der Optimierung ihrer elektronischen Kanzleiabläufe.
Welche sonstigen gesetzlichen Vorschriften sind bei der Kommunikation mit der Justiz zu beachten? Wie viele Dokumente dürfen überhaupt mit einer beA-Nachricht versendet werden und in welcher Form? Was ist während der Urlaubszeit, Krankheit oder längerer Abwesenheit zu beachten? Diese Fragen beantworten wir gerne in einem persönlichem Gespräch.
Die aktive Nutzungspflicht beginnt für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte am 01.01.2022.
Quelle: Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten.
Für Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts sieht § 130 d Abs. 1 ZPO in der ab dem 1. Januar 2022 geltenden Fassung die sog. aktive Nutzungspflicht vor, wonach in den dort genannten Konstellationen mit der Justiz elektronisch über sichere Übermittlungswege kommuniziert werden muss. Zitat: „Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse eingereicht werden, sind als elektronisches Dokument zu übermitteln.“
Das beA kann über die Internetanwendung der BRAK - www.bea-brak.de oder eine Kanzleisoftware genutzt werden. Während bei Nutzung der Internetseite die zu versendenden Dokumente aufwendig manuell in das Postfach hochgeladen und ebenso manuell heruntergeladen werden müssen, ermöglicht einen Kanzleisoftware wie RA-MICRO die komfortable beA Nutzung mit einer elektronischen Akte, vergleichbar einem Dokumenten Management System.
allgemeine technische Voraussetzungen:
RA-MICRO ist als Kanzleisoftware für den Einsatz in Windows Umgebungen entwickelt und damit unkompliziert in bestehende IT Umgebungen zu integrieren. Kostenintensive Neuanschaffung von Hardware ist in der Regel nicht erforderlich. Alternativ kann RA-MICRO als Hosting in einem deutschen DSGVO konformen Rechenzentrum bereitgestellt werden.
RA-MICRO wird auf Windows Standard PC's oder Notebooks (Windows 10, Microsoft Office ab Version 2013 erforderlich) installiert. Dokumente der E-Akte werden auf einem Windows Fileserver abgelegt, Aktendaten in einer SQL Datenbank.
Der RA-MICRO Cloud PC ist für eine RA-MICRO Einzelplatzlösung im Rechenzentrum konzipiert. Eine Installation auf dem Endgerät des Benutzers ist nicht erforderlich. Der Zugang zum RA-MICRO Cloud PC ist über Internet weltweit und sicher per VPN möglich.
Bei einem RA-MICRO Hosting wird die Kanzleisoftware im Rechenzentrum auf einem Terminalserver installiert. Diese Art der Nutzung ist für mehrere Benutzer geeignet. Der Zugang zu den Arbeitsplätzen in der Cloud erfolgt ebenfalls hochsicher über VPN.
RA-MICRO ist eine modular aufgebaute Anwaltssoftware modernster Konzeption und Technologie. Im Vordergrund der Konzeption stehen die einfache und damit kostengünstige Installation und Inbetriebnahme von RA-MICRO. Optimal unterstützt wird die Kanzleiarbeit mit dem EDV-System durch einen engagierten, erfahrenen Telefonsupport auf der Basis eines webbasierten Helpdesk-Systems und moderne multimediale Anwenderunterstützung durch E-TV und E-Learning.
RA-MICRO Kanzleisoftware, der Marktführer unter den Rechtsanwaltsprogrammen, zeigt sich auch 2021 inovativ und flexibel. Neben dem modularen Aufbau, der RA-MICRO individuell auf die Kunden abstimmbar macht, eröffnet RA-MICRO mit dem Produkt vOffice die Zukunft des virtuellen Büros und der datenschutzkonformen Videokommunikation.
RA-MICRO Kanzleisoftware beinhaltet u.a. folgende für Syndikusanwälte und Rechtsabteilungen interessante Funktionen bzw. Module:
Mit Hilfe des Moduls Adressen kann der gesamte Adressbestand der Kanzlei gespeichert, bearbeitet und verwaltet werden. RA-MICRO ordnet jeder gespeicherten Adresse eine Adressnummer zu, um die eindeutige Unterscheidung zu gewährleisten. Das Programm enthält einen Adressnummernbereich für die Speicherung selbst angelegter Adressdaten und einen weiteren Adressnummernbereich, der für die vom Programm mitgelieferten Adressdaten – z. B. von Gerichten, Behörden und Versicherungen – reserviert ist.
RA-MICRO Online ermöglicht eine vielfältige Adressprüfung zur Verfizierung der Adressen. Neben Forumprüfungen auf postalische Korrektheit können Umzugsdatenbanken der Nachsendeaufträge der deutschen Post sowie Anfragen an die Einwohnermeldämter bequem online und direkt aus dem Adressefenster der Anwaltssoftware RA-MICRO abgefragt werden.
Bereits mit Installation der RA-MICO Kanzleisoftware haben Sie die wichtigsten Adressen im System: Gerichte, Rechtssschutzversicherungen Verwaltungen, Staatsanwaltschaften - diese Adressen sind bereits in RA-MICRO vorhanden und werden von RA-MICRO mittels Onlineupdate regelmäßig gepflegt. Auch die Kommunikationsdaten für den elektronischen Rechtsverkehr, z.B. Govello-ID oder BAFin-Nr. sind bereits enthalten.
Mit dem Modul Akten können Sie Ihre Anwalts-, Notar- und Insolvenzakten von der Anlage über Änderungen bis zur Ablage verwalten. Mit bis zu 99.999 Akten ist RA-MICRO auch für die Bearbeitung von Masseninkassosachen geeignet. Das Programm liefert zahlreiche integrierte Vorlagen, wie z. B. Aktenvorblätter, Vollmachten, Kostenblätter und Prozessformulare sowie Vorlagen für Aktenschilder, die an die eigenen Kanzleibedürfnisse angepasst werden können, gleich mit.
RA-MICRO basiert auf der integrativen Buchungskonstruktion, bei der mit einem Buchungsvorgang die drei Rechtsverhältnisse Anwalt-Mandant, Mandant-Gegner und Anwalt-Finanzamt integriert gebucht und inhaltlich logisch aufeinander bezogen geführt und abgerechnet werden. Im Aktenkonto werden Forderungen und Zahlungen zu den einzelnen Akten angezeigt und ausgewertet.
Das Programmmodul Schriftverkehr umfasst alle wesentlichen Programmfunktionen aus dem Bereich der Kanzlei-Korrespondenz, von der eigenen RA-MICRO Kanzlei-Textverarbeitung über verschiedene Microsoft Office-Schnittstellen (Word, Excel und Outlook) bis zur Anfertigung von Textbausteinen mit sogenannten WDM-Variablen sowie Standardtexten.
Mit den Bestandteilen des E-Workflows (E-Akte/E-Akte-Fenster, E-Postkorb, E-Postfach, A-Postfach, E-Brief und RMO VS ) lässt sich die Kanzleiorganisation nahezu papierlos durchführen. Bei konsequentem Einsatz des E-Workflows rückt das papierlose Büro immer näher. Der RA-MICRO E-Workflow trägt außerdem erheblich dazu bei, Zeit und Kosten einzusparen. Außerdem ist der Einsatz des E-Workflows in der Kanzlei Voraussetzung für die bald kommende flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs.
Unter Mahnverfahren stehen verschiedene Programmfunktionen zur Verfügung, mit denen ZV-Anträge für das Mahnverfahren direkt am PC erstellt werden können. Die Eingabemasken werden weitgehend automatisch mit den zum Forderungskonto erfassten Daten gefüllt. Zur Verfügung stehen ein automatisierter MB- und VB-Antrag, eine Stapelverarbeitung zur MB-Erstellung sowie der elektronische Datenaustausch mit den Mahngerichten per EDA sowie der Barcode-Mahnbescheid.
Über den Forderungsimport können regelmäßig Zwangsvollstreckungsdaten von Großmandanten (z.B. Inkassounternehmen, Creditreform, privatärztliche Verrechnungsstellen o.ä.) direkt in das RA-MICRO Programm importiert und sodann im Anschluss gleich die Zwangsvollstreckung durchgeführt werden. Weitere Informationen zum Forderungsimport erhalten Sie von den RA-MICRO Vertragspartnern.
Das Modul Termine/Fristen stellt eine speziell auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien zugeschnittene Terminverwaltung zur Verfügung. Sämtliche Kanzleitermine, insbesondere Gerichtstermine, Fristen, Wiedervorlagen und aktenbezogene Besprechungstermine können hier erfasst und bearbeitet werden. Mit praktischen Programmfunktionen, wie z. B. Tageskalender und Aktenkalender, besteht die Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Mit dem neuen RA-MICRO Terminkalender werden die Termine der RA-MICRO Benutzer komfortabel verwaltet. Darüber hinaus werden verschiedene Synchronisationsmöglichkeiten – etwa zum webbasierten Google-Kalender oder zum Outlook-Kalender – angeboten, über die jederzeit ein Abgleich mit den mobilen Geräten erfolgen kann.
Über das Modul Zwangsvollstreckung stehen verschiedene Maßnahmen zur Verfügung, die sich von der Erwirkung eines Titels über Vollstreckungsmaßnahmen bis zu den Abrechnungen gegenüber dem Mandanten und dem Schuldner erstrecken. Für die Nutzung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen ist ein entsprechendes Forderungskonto anzulegen. Hier werden die titulierten Hauptforderungen, Zinsen und festgesetzten Kosten geführt, aus denen der Gläubiger im Wege der Zwangsvollstreckung gegen den Schuldner vorgeht. Daneben stehen Maßnahmen für das Zwangsvollstreckungsverfahren, beispielsweise eine Vollstreckungsandrohung oder ein Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses (PfÜB) bereit.
(Hinweis in eigener Sache: Seit dem 1.3.2013 sind hierfür zwingend die amtlichen Formulare zu verwenden – wie der BGH kürzlich entschieden hat (VII ZB 42/13), steht das in RA-MICRO bereit gestellte elektronische Antragsformular im Einklang mit dem amtlichen Vordruck). Die Eingabemasken werden hier weitgehend selbsttätig mit den zum Forderungskonto erfassten Daten gefüllt.